Dijitalleştirme; kâğıt belge, fotoğraf, grafik malzemeler gibi fiziksel/analog materyallerin elektronik ortama ya da elektronik ortamda depolanan imajlara dönüştürülmesi işlemi olarak tanımlanmaktadır.

        Dijitalleştirme uygulamalarının temel olarak üç nedenden ötürü yapılmaktadır:

        Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması: Seçilmiş dijital belgelerin dijital ortamda depolanması kağıt ve depolama alanı maliyetinde azaltma yarattığı gibi hayati belgelerin (vital records) korunması açısından önemlidir.

Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümlerinin Uygulanması: Belgelerin dijitalleştirilmesi ve elektronik belgelerin kullanımının artması, kurumsal süreçlerde farklı bilgi kaynaklarının paylaşımını kolaylaştıracağı için kurumsal içerik yönetimi faaliyetleri etkin biçimde gerçekleştirilebilmektedir.

        Arşivsel Koruma: Dijitalleştirme orijinal kopyaların kullanımını azaltacağı için arşiv belgelerinin uzun süre korunmasında önemli avantajlar sağlayacağı gibi çoklu kullanım olanakları da yaratabilmektedir.

        Dijitalleştirme; kurumsal bilgi ve belge yönetimi programlarının bir parçası olarak uygulanmak durumundadır. Kurumların halihazırda dosyalama, bilgi güvenliği ve belge saklama vb. planlarının olması ilgili alanda dijitalleştirme uygulamalarını kolaylaştıracaktır.

        Bilgi ve belge kaynaklarının kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronik kopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible) olması gerekir.

Tehditler ve Geliştirilen Standartlar

          Günümüzde belgeleri tehdit eden en ciddi sorunun, doğal afetler ya da yangın tehlikesinden çok değişen dosya formatları olduğuna değinilmektedir. Bu çerçevede belgeler dijital ortama aktarılırken ve elektronik ortamda belge işlemlerine dönük programlar geliştirilirken aşağıdaki unsurların öncelikle ele alınması gerekli görülmektedir.

Kanıt (evidence): Elektronik ortamda belgelerin kanıt niteliğini sürdürebilmeleri için dijital imza ve çoklu imza özelliklerinin tanımlanması.

Güvenilirlik (reliability): Güvenilirlik ilgili olay için belgenin geçerliliğini tanımlamaktadır. Örneğin; belgenin içeriğine duyulan güvenin sağlanması.

Özgünlük (authenticity): Belgelerin özgünlüğü elektronik enformasyonla yakından bağlantılıdır. Elektronik ortamda özgünlüğü geçerli kılmak için çaba harcanması gerekmektedir.

Sorumluluk (accountability): Belgelerin kurumsal sorumlulukların denetlenmesinde kullanılan araçlar olarak tanımlanması.

Okunabilirlik ve Elde Edilebilirlik (readility and availability): Elektronik ortamda farklı formatlardaki kaynaklara erişimin sağlanması. Özellikle güncel kullanımı olmayan formatlar için araçları bulmak ciddi sorun teşkil edebilmektedir. Bu sorun güncel kullanımda olan uygulamalar için sürücü bulmakta bile yaşanabilirken geçmişe dönük sorunun boyutları artabilmektedir.